Les cabinets et le Cloud Computing

Nous parlons très souvent de Cloud Computing et nous sommes nombreux à utiliser des outils tels que DropBox sans même savoir qu'il s'agit de Cloud. Une petite définition s'impose tout de même afin de mieux cerner le sujet. Le cloud computing est un concept qui consiste à déporter sur des serveurs distants des stockages et des traitements informatiques traditionnellement localisés sur des serveurs locaux ou sur le poste de l'utilisateur.

Dans cet article nous parlerons de Cloud mais aussi d'autres technologies adaptées au travail en cabinet.
 

Petit tour d'horizon :
La compétitivité du cabinet est aussi celle des clients ! La maîtrise des systèmes d'information est de ce fait très importante. Trop peu d'entreprises sont impliquées et prêtes à basculer sur le numérique. Il faut être acteur et être responsable et lorsque l'on parle de numérique on parle du tout informatique. La peur de l'insécurité des réseaux et la crainte de ne pas savoir vendre le service en question est importante pour tous les acteurs de la profession !
Les TPE sont les cibles des experts-comptables et elles ont besoin d'eux : Les entrepreneurs doivent s'occuper de leurs métiers de base mais prennent beaucoup de temps pour la comptabilité, les déclarations... Le Cloud permet l'interconnexion des outils pour faciliter la vie et gagner du temps.
Les chambres de commerce essayent de soutenir et de pousser vers le haut le moral des entreprises. Les chefs d'entreprises seront présents et combatifs pour réussir. La chambre de commerce, le MEDEF et la CGPME ont créé l'ENE (espace numérique entreprises) pour piloter et organiser les nouvelles technologies auprès des entreprises. Il y a une vraie tendance sur les nouvelles technologies et ce mouvement doit être encouragé par les Experts Comptable ! La profession comptable doit être le précurseur.
 

Qu'est-ce que le Cloud Computing en cabinet ?
Les infrastructures sont hébergées par un spécialiste de gestion de données il n'y a donc pas de coûts initiaux d'implantation de logiciels. On ne paie que les licences à utiliser pour les besoins du cabinet à un instant T. Avantages du partage sur Google Docs, DropBox... Il y a donc des économies non négligeables car il n'y a pas d'achats de licences pour pouvoir travailler en collaboration.
Il y a des mutations technologiques, des mutations du métier et des mutations législatives (authentification de l'information...). L'expert-comptable est au cœur du système d'information des clients. Nous pouvons aussi parler de facture électronique, de l'authenticité des données... Les éditeurs de logiciels se mettent, eux aussi, au goût du jour et créent des solutions clé en main pour les cabinets et leurs clients. Il ne faut d'ailleurs pas négliger l'aspect législatif car l'expert-comptable est l'accompagnateur le plus efficace et le plus connecté.


Pourquoi le Cloud ?
Tout le temps, partout, avec n'importe quel matériel.
Le Cloud Computing est facteur d'économies d'échelles car on achète une licence en fonction des besoins spécifiques du cabinet. Les coûts des licences standards et des licences de bureautique sont bien souvent très cher. Dans le cas du Cloud les options de base sont gratuites mais il faut souscrire à des options payantes pour obtenir des services plus complets.
Les dernières innovations technologiques et mises à jour sont délivrées immédiatement depuis l'éditeur de logiciel ce qui procure des économies de temps. Le niveau de sécurité est important il n'y a donc pas besoin de paramétrer le système pour être en sécurité. Il faut aussi savoir que le niveau de sécurité en interne est très souvent beaucoup plus faible !

La disponibilité du service élimine bon nombre de coûts cachés. Le dernier avantage est celui de la sauvegarde des données et donc de leur sécurité. En effet les données sont en redondance sur de nombreux serveurs ce qui permet de les conserver même en cas d'incidents sur un des centres de données.
Le travail collaboratif avec le client et les mises à jour des informations sont en temps réel. Il est donc possible d'effectuer l'intégration du client dans le processus de production (saisie des données ou transfert électronique des factures...).
La politique de recrutement se transforme et devient différente en cabinet. Les cabinets d'expertise-comptable ont désormais un besoin de collaborateurs avec plus de réflexion car le domaine du technique est de plus en plus réduit. Il faut donc s'adapter (moins de saisie et demande de la part des clients d'une valeur ajoutée supplémentaire). Il est nécessaire que les collaborateurs aient une hauteur de vue plus importante et qu'ils puissent, dans le même temps, être de bon conseils pour les clients. Les cabinets ont besoin d'être plus adaptés en terme de coûts et de relations clients.

Le Cloud permet de récupérer et restituer rapidement l'information. Il est donc possible, par exemple, de se faciliter la vie avec la création de matrices adaptées à chaque situations. Sortir un reporting doit prendre 3 clics et pas trois heures. Il est nécessaire de trouver les bons outils pour restituer les informations aux clients aux bons moments. Le client apprécie le support d'information, les discutions et les réflexions stratégiques. 


Le cabinet et Internet :
Les sites internet sont un excellent moyen de communication et il est nécessaire, pour un cabinet, d'avoir son propre site web. 
Il faut déposer un nom de domaine pour promouvoir l'image du cabinet. On dépose le logo et/ou la marque du cabinet ce qui entraine une valorisation de l'image de son image. Il faut investir dans des architectures qui sont très simples ! Les pièces jointes ne sont plus utilisées, on transmet des informations sous forme de liens et on envoie plus systématiquement des courriels ! Il est désormais possible d'utiliser le Tchat comme nouveau moyen de communication. Il est d'ailleurs important d'exister directement sur internet avec un site web. C'est la base du marketing... De nombreux créateurs d'entreprise choisissent leur cabinet sur internet et celui-ci peut donc avoir un panel complet de nouveaux clients. Un site doit, de plus, être de qualité car certains cabinets arrivent à drainer 50% de leurs nouveaux clients par Internet.


Quelques Facteurs Clef de Succès (FCS) du site web d'un cabinet :

  • Avoir un site à son image et à ses valeurs. 
  • Le site doit être à jour obligatoirement ! 
  • Les données du référencement doivent être rapidement mises en place. 
  • Le site web doit être ouvert même si il existe des parties collaborative. 
  • Le site est une vitrine et doit être vivant il y a donc la possibilité d'y insérer des vidéos, des applications...
  • Penser aux flux d'actualités pour les clients du cabinet.
  • La newsletter n'est pas a négliger car elle draine et engendre une grande partie du trafic.
  • S'intéresser aux réseaux sociaux : peu d'utilisation professionnelle... Information virale et essayer de faire le buz ! 

 

Des logiciels en Cloud :
Comme nous avons pu le voir précédemment les éditeurs de logiciel utilisent les TIC et plus particulièrement le Cloud Computing pour façonner de nouveaux outils à destination des cabinets comptables. Qu'il s'agisse de Cegid, de GoWizYou ou d'autres éditeurs, intégrateurs les solutions sont nombreuses, innovantes et révolutionnent les techniques de travail en cabinet.
Il est maintenant possible de s'entretenir avec son client via Webcam, de partager des informations et de les modifier en temps réel sous les yeux de son client... La gestion des tâches est, elle aussi, améliorée et permet une meilleure répartition de celles-ci sur l'ensemble des collaborateurs. 
Pour finir, la dématérialisation est, elle aussi, à l'honneur et prend en compte les nouveaux enjeux du XXIème siècle tels que la vitesse de transmission des données, la télédéclaration... sans oublier l'écologie (économies de papiers...).


En conclusion :
Les outils en cloud sont très puissants mais aussi très simples d'utilisation ! Dans de nombreuses entreprises la majorité des dépenses sont des dépenses de contrôle des sauvegardes mais avec le Cloud c'est terminé !
Les cabinets de demain devront donc utiliser les nouvelles technologies au service de la rapidité, de la pertinence des informations, du conseil des clients... Le changement n'est pas une mince affaire pour de nombreux cabinets qui doivent réorganiser leurs procédures de travail et modifier leurs habitudes. La profession comptable est tournée vers l'avenir. Le changement est un défis de tous les jours que la profession saura sans aucuns doutes relever en accompagnant aux mieux les différents acteurs de l'économie.

Le Cloud Computing

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